نرم افزار CRM یکپارچه با مدیریت مستندات

در مطلبی با عنوان "نرم افزارهای یکپارچه در کلود " در خصوص مزایای لینک بودن نرم افزارها توضیح دادیم و قرار گذاشتیم تا طی مطالبی به تشریح جزییات ارتباط بین نرم افزارهای سرویس کسب و کار آنلاین بپردازیم. در این مطلب درباره یکپارچگی بین نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری  و نرم افزار مدیریت مستندات بر پایه شیرپوینت توضیح می دهیم.

چه لزومی دارد از نرم افزار مدیریت مستندات در کنار نرم افزار ارتباط با مشتری استفاده کنیم؟

اولین سوالی که پیش می آید این است که اصلا نیاز به وجود نرم افزار مدیریت مستندات در کنار CRM هست؟ مگر CRM امکان پیوست فایل ندارد؟ وقتی می توانیم فایلها را در خود CRM  پیوست کنیم چه نیازی به یک نرم افزار دیگر است؟ برای پاسخ به این سوال باید از دو زاویه به موضوع نگاه کرد.

• 1- تشکیل مرکز اسناد: اگر ما یک دید استراتژیک برای ساختار نرم افزاری شرکت خود داشته باشیم. قطعا به یک مرکز اسناد که در آن همه مستندات و فایلهای مرتبط با مشتریان و پرسنل و پروژه ها و ... در یکجا گردآوری شده باشند، نیاز داریم. اگر با این ساختار موافق هستید، باید از اولین نرم افزاری که خریداری می کنید این استراتژی را دنبال کنید یعنی قراردادها و فایل های مرتبط با مشتریان را در سیستم مدیریت مستندات مرکزی خود ذخیره کنید و در سیستم CRM به آنها دسترسی داشته باشید.
• 2- سبک نگه داشتن CRM: اگر قرار باشد هر فایلی اعم از بروشورها، توافق نامه ها، پروپوزال ها، صورت جلسات، فیلم های بازدید و ...را در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری نگهداری کنیم. قطعا باعث می شویم تا اصطلاحا سیستم سنگین شود و چون نرم افزار CRM به صورت تخصصی برای نگه داری حجم زیاد فایل طراحی نشده است. این روش قطعا در عملکرد و کارایی سیستم در دراز مدت تاثیر منفی می گذارد. پس بهتر آن است که وظیفه مدیریت فایلها را بر عهده سیستم تخصصی این کار یعنی نرم افزار مدیریت مستندات بگذاریم و از یکپارچگی بین دو سیستم استفاده کنیم. و از محیط CRM هر زمان که اراده می کنیم به فایلهای مرتبط با یک مشتری دسترسی داشته باشیم.

این یکپارچگی چه مزایایی دارد؟

علاوه بر آنچه که در خصوص ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات به صورت یکپارچه با نرم افزار CRM عنوان شد، به کار گیری نرم افزار مدیریت مستندات مزایای زیادی دارد که برخی از آنها را عنوان می کنیم.

• 1- مدیریت حقوق دسترسی : استفاده از سیستم مدیریت مستندات این امکان را برای شما فراهم می کند تا دسترسی کاربران مختلف به قسمت های مختلف از پرونده مشتری را کنترل کنید. مثلا برخی کاربران به قیمت های اعلام شده به مشتری دسترسی نداشته باشند.
• 2- حفظ سوابق تغییرات اسناد: یکی از قابلیت های منحصر به فرد سیستم مدیریت مستندات مبتنی بر شیرپوینت این است که سوابق تغییرات روی یک سند به صورت خودکار نگه داری می شود. و شما می توانید تغییراتی را که روی پیشنهاد مشتری از ابتدای مذاکره تا انتهای آن رخ داده است را دنبال کنید.
• 3- جستجو در محتوای اسناد: با استفاده از سیستم مدیریت مستندات شما می توانید حتی در محتوای فایلها نیز جستجو کنید. مثلا شما دنبال عبارت خاصی می گردید که در برخی از قراردادهای مشتریان آمده است. با یک جستجوی ساده می توانید همه قراردادهایی که این عبارت در محتوای آن استفاده شده است را پیدا کنید.

چگونه نرم افزار CRM را به نرم افزار مدیریت مستندات لینک کنیم؟

در سرویس کسب و کار آنلاین کافی است در زمان خرید سرویس CRM از فروشنده بخواهید که سیستم مدیریت مستندات را نیز برای شما فعال کند. بقیه کارها همه توسط تیم ما انجام می شود. و شما به سادگی از درون محیط نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری  می توانید برای مشتریان خود پرونده تشکیل دهید. فایلها را درون پرونده قرار دهید. آنها را طبق بندی کنید و ...